Le problème : des documents éparpillés et difficiles à retrouver
Chaque mesure génère de nombreux documents : ordonnance du juge, relevés bancaires, factures, courriers, actes notariés… Sans organisation claire, retrouver une pièce devient un casse-tête et le risque de perte ou de non-conformité augmente.
Les difficultés courantes
- Éparpillement : Dossiers papier, emails, fichiers sur le bureau… Les documents sont partout.
- Recherche chronophage : "Où est le relevé de mars 2023 ?" — 15 minutes perdues.
- Risque de perte : Un document perdu peut compliquer un contrôle ou une transmission au juge.
- Conformité : Durée de conservation, classement… Les exigences légales ne sont pas toujours respectées.
La solution : un espace documentaire par mesure
Un logiciel de gestion des documents pour MJPM centralise les pièces par mesure, les classe par type et permet une recherche rapide.
Ce qu'offre Accel Gerancia
| Fonctionnalité | Description |
|---|---|
| Dépôt par mesure | Chaque document est rattaché à une mesure |
| Classement par type | Ordonnance, relevé, justificatif, courrier, acte… |
| Recherche | Par date, type, mesure, mot-clé |
| Sécurité | Accès restreint, traçabilité des consultations |
| Export | PDF, archivage externe si besoin |
Exemple : gain de temps pour une association tutellaire
Une association tutellaire de 8 MJPM gérait ses documents sur des serveurs partagés et des dossiers papier. La recherche d'un justificatif prenait en moyenne 10 minutes. Avec Accel Gerancia, chaque document est déposé et indexé. La recherche se fait en quelques secondes. Les contrôles et les transmissions au juge sont simplifiés.
Comparatif : classement manuel vs logiciel
| Critère | Dossiers / emails | Accel Gerancia |
|---|---|---|
| Temps de recherche | 5 à 15 min | Quelques secondes |
| Risque de perte | Élevé | Faible |
| Traçabilité | Limitée | Complète |
| Conformité archivage | Variable | Structurée |
| Accès à distance | Difficile | Possible |
Articles connexes
Questions fréquentes
Quels documents un MJPM doit-il conserver ?
Pourquoi centraliser les documents dans un logiciel ?
Accel Gerancia est-il conforme pour l'archivage ?
Une solution adaptée à vos besoins ?
Découvrez l'archivage sécurisé des documents avec Accel Gerancia.
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